O Simples Nacional é um regime tributário que facilita a vida de micro e pequenas empresas, mas isso não significa que a gestão contábil seja simples. 

Pelo contrário: muitos empreendedores cometem erros no Simples Nacional que geram autuações, pagamentos indevidos, perda de benefícios e até desenquadramento.

Com ajustes constantes na legislação e novas ferramentas de fiscalização digital, atuar com segurança exige atenção aos detalhes.

Este guia reúne os principais cuidados e práticas recomendadas para evitar erros no Simples Nacional e manter sua empresa regularizada.

Entenda por que acontecem tantos erros no Simples Nacional

Apesar do nome, o regime possui regras específicas para cada anexo, obrigatoriedades mensais e anual, limites de faturamento e particularidades sobre retenções, substituição tributária e folha de pagamento.

A maioria dos erros no Simples Nacional ocorre por três motivos:

• falta de acompanhamento contábil especializado;
  
• desconhecimento das regras de enquadramento;
  
• erros de emissão de notas fiscais e cálculos tributários.
  

Quando esses problemas se acumulam, o empreendedor corre riscos de pagar mais impostos do que deveria ou de sofrer fiscalizações inesperadas.

Etapa 1 — Controle de faturamento para evitar erros no Simples Nacional

O limite atual de faturamento do Simples Nacional exige monitoramento constante. Quando a empresa não acompanha sua receita, pode ultrapassar o teto sem perceber e continuar pagando impostos de maneira incorreta.

Principais riscos:

• desenquadramento retroativo;
  
• pagamento de diferenças tributárias;
  
• multas por informações divergentes.
  

Controlar entradas mês a mês evita erros no Simples Nacional relacionados ao enquadramento.

Etapa 2 — Cálculo incorreto dos anexos do Simples

Cada atividade está ligada a um anexo, e seu imposto é calculado de acordo com:

• faixa de receita;
  
• atividade principal;
  
• fator R para prestadores de serviço.
  

Muitos erros no Simples Nacional acontecem quando a empresa é tributada no anexo errado ou quando o cálculo do fator R é ignorado.

Fator R: ponto de atenção

Empresas que prestam serviços e têm folha de pagamento podem reduzir significativamente a alíquota se analisarem corretamente o fator R.

Quando isso não acontece, o empreendedor paga mais impostos do que deveria.

Etapa 3 — Falhas na emissão de notas fiscais

A forma como as notas são emitidas afeta diretamente os impostos.

Os erros no Simples Nacional mais comuns nessa etapa incluem:

• utilização do CNAE incorreto;
  
• descrição inadequada do serviço ou produto;
  
• retenções aplicadas de forma errada;
  
• documentos emitidos sem considerar a substituição tributária.
  

Essas falhas podem gerar divergências nos cruzamentos fiscais automáticos feitos pelos órgãos de controle.

Etapa 4 — Despesas não registradas corretamente

Ter controle financeiro é parte essencial da contabilidade. Quando a empresa não registra despesas, perde a capacidade de analisar sua real saúde financeira.

Além disso, deixa de ter base para comprovação fiscal, o que resulta em erros no Simples Nacional relacionados à apuração tributária.

Etapa 5 — Falta de integração entre financeiro e contabilidade

Para evitar erros no Simples Nacional, a empresa precisa manter:

• extratos organizados;
  
• relatórios de faturamento;
  
• notas emitidas e recebidas;
  
• folha de pagamento alinhada ao regime.
  

Qualquer desencontro de informações gera inconsistências que afetam declarações mensais e anuais.

Etapa 6 — Desatenção às obrigações acessórias

Mesmo sendo um regime simplificado, o Simples Nacional exige diversas entregas mensais e anuais. 

Não cumpri-las dentro do prazo é um dos erros no Simples Nacional mais frequentes.

Entre as principais obrigações estão:

• PGDAS-D;
  
• DEFIS;
  
• envio de informações trabalhistas pelo eSocial;
  
• declarações de serviços ao município.
  

Atrasos podem resultar em multas automáticas.

Etapa 7 — Falta de enquadramento correto no MEI, ME ou EPP

Erros no enquadramento são mais comuns do que se imagina. Um negócio pode crescer de forma acelerada e ultrapassar limites sem avaliar mudanças estruturais.

Esse tipo de descuido gera erros no Simples Nacional que impactam diretamente a tributação.

Tabela — Principais erros no Simples Nacional e como evitar

Erro comum	Impacto no negócio	Como evitar
Falta de controle de faturamento	Desenquadramento e multas	Acompanhamento mensal com relatórios contábeis
Emissão incorreta de notas	Divergência fiscal	Uso adequado de CNAE, CFOP e retenções
Cálculo errado do fator R	Aumento da alíquota	Análise da folha e simulações mensais
Obrigações acessórias atrasadas	Multas automáticas	Calendário fiscal atualizado
Falta de integração com o financeiro	Dados inconsistentes	Envio organizado de extratos e documentos
Uso do anexo incorreto	Pagamento indevido de impostos	Revisão contínua da atividade e tributação

A tabela reforça como pequenos detalhes podem levar a grandes erros no Simples Nacional, e como a prevenção está diretamente ligada ao acompanhamento profissional.

Etapa 8 — Revisar periodicamente o CNAE para evitar tributações indevidas

O CNAE define a atividade da empresa e influencia diretamente os anexos e o fator R.

Quando a empresa muda seu modo de atuação e não revisa o CNAE, começam a surgir erros no Simples Nacional relacionados às notas fiscais e à apuração de impostos.

Revisões periódicas evitam desenquadramentos e fiscalizações.

Etapa 9 — Monitorar a folha de pagamento e encargos

Negócios com colaboradores precisam ficar atentos à folha.

Erros no cálculo de encargos ou falta de registro correto de pró-labore impactam diretamente o fator R.

Esses pontos estão entre os erros no Simples Nacional que mais geram aumento de carga tributária.

Etapa 10 — Auditoria interna e revisão contábil frequente

Empresas que revisam seus dados periodicamente têm maior controle e evitam surpresas.

A auditoria interna ajuda a corrigir erros no Simples Nacional relacionados a:

• divergências entre notas emitidas e recebidas;
  
• dados de faturamento;
  
• envio incorreto de declarações;
  
• deduções e créditos registrados de forma inadequada.
  

Esse processo também prepara a empresa para fiscalizações digitais cada vez mais frequentes.

Evitar erros no Simples Nacional é uma estratégia de economia

Além de proteger o negócio, evitar erros no Simples Nacional impacta diretamente a lucratividade.

Empresas que atuam com organização e planejamento pagam menos impostos, se mantêm dentro das regras e reduzem riscos futuros.

Para alcançar esse nível de controle, o suporte contábil especializado faz toda a diferença.

Conte com especialistas para evitar erros no Simples Nacional

Se você deseja evitar erros no Simples Nacional, reduzir riscos fiscais e ter uma operação mais segura, conte com o suporte da SVA Contabilidade.

A equipe realiza:

• acompanhamento tributário mensal;
  
• revisão de anexos e fator R;
  
• orientação para emissão correta de notas;
  
• controle de obrigações acessórias;
  
• consultoria completa para manter sua empresa regular.
  

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